Voucher: Penerimaan & Pembayaran

Ringkasan

Voucher mencatat penerimaan dan pengeluaran kas/bank di luar transaksi POS, misalnya penerimaan setoran anggota, pembayaran biaya operasional, atau pencairan pinjaman/simpanan. Setiap voucher otomatis menghasilkan jurnal akuntansi berbasis baris debit/kredit yang Anda isi sendiri.

Ada dua jenis voucher dengan alur yang berbeda:

• Penerimaan (Kuitansi) — langsung tersimpan berstatus Disetujui begitu Anda menyimpannya; jurnalnya langsung tercatat. Tidak melalui alur persetujuan bertingkat.
• Pembayaran — melalui alur persetujuan dua tingkat: Draf → Ajukan → Setujui (Level 1) → Setujui (Level 2) → Disetujui, baru kemudian dapat dicairkan lewat halaman Kasir (modul Keuangan).

Hak Akses

Membutuhkan izin Akuntansi › Voucher (lihat, tambah, ubah, hapus, ajukan, setujui, tolak, batalkan, ekspor) untuk Penerimaan maupun Pembayaran. Kedua jenis voucher menggunakan grup izin yang sama, tetapi dapat diberikan secara terpisah jika diperlukan.

Jika menu Voucher tidak muncul, hubungi admin untuk meminta akses.

Menu ini ada di modul Finance/Simpan Pinjam, bukan Akuntansi

Meskipun izinnya bernama Akuntansi › Voucher dan voucher menghasilkan jurnal akuntansi, menu Voucher (dengan submenu Pembayaran dan Kuitansi) secara nyata berada di sidebar modul Finance/Simpan Pinjam, bukan di sidebar Akuntansi. Tidak ada menu “Voucher” di sidebar Akuntansi. Ikuti navigasi Finance/Simpan Pinjam › Voucher › Kuitansi atau Finance/Simpan Pinjam › Voucher › Pembayaran untuk membuka halaman-halaman pada bagian ini.

Membuat voucher Penerimaan (Kuitansi)

1. Buka Finance/Simpan Pinjam › Voucher › Kuitansi.
2. Klik Penerimaan Baru.
3. Isi Tanggal Voucher, Diterima Dari, ID Referensi (opsional), dan Keterangan (opsional).
4. Pilih Tipe Pembayaran: Tunai atau Transfer. Jika memilih Transfer, isi Nomor Rekening, Nama Pemilik Rekening, Nama Bank, dan Cabang.
5. Pilih Unit Usaha jika perlu, lalu unggah lampiran pendukung jika ada.
6. Pada tabel Entri Jurnal, klik Tambah Item, lalu pilih Akun dan isi Debit atau Kredit untuk setiap baris. Ulangi hingga baris seimbang (Total Debit = Total Kredit).
7. Klik Pratinjau.

Gambar 1: Formulir Penerimaan Baru (New Receipt) dengan tabel Entri Jurnal dan Ringkasan Saldo (Total Debit, Total Kredit, Selisih).

Tidak ada field Akun Perantara

Formulir Penerimaan maupun Pembayaran tidak memiliki field “Akun Perantara” untuk menyeimbangkan selisih debit/kredit secara otomatis. Anda harus menyeimbangkan Total Debit dan Total Kredit secara manual lewat baris-baris pada tabel Entri Jurnal sebelum tombol Pratinjau dapat dilanjutkan ke halaman berikutnya.

8. Pada halaman Pratinjau Penerimaan, periksa kembali informasi voucher dan entri jurnal. Klik Kembali Edit untuk mengubah, atau klik Simpan Voucher jika sudah benar.

Gambar 2: Halaman Pratinjau Penerimaan dengan tabel entri jurnal dan tombol Simpan Voucher.

Hasil: Notifikasi “Penerimaan berhasil dibuat.” muncul. Voucher langsung tersimpan berstatus Disetujui dan jurnal akuntansinya langsung tercatat.

Penerimaan tidak melalui persetujuan bertingkat

Berbeda dari Pembayaran, voucher Penerimaan yang baru dibuat langsung berstatus Disetujui — bukan Draf. Karena itu, tombol Ubah, Submit for Approval, dan Hapus tidak akan pernah tersedia pada voucher Penerimaan yang sudah dibuat; satu-satunya cara membatalkannya adalah lewat tombol Void.

Membuat voucher Pembayaran

1. Buka Finance/Simpan Pinjam › Voucher › Pembayaran.
2. Klik Pembayaran Baru.
3. Isi bagian yang sama seperti formulir Penerimaan (Tanggal Voucher, Bayar Kepada, Tanggal Jatuh Tempo, Tipe Pembayaran, lampiran, dan Entri Jurnal).
4. Klik Pratinjau, periksa entri jurnal, lalu klik Simpan Voucher.

Gambar 3: Formulir Pembayaran Baru dengan tabel Entri Jurnal.

Gambar 4: Halaman Pratinjau Pembayaran dengan tabel entri jurnal dan tombol Simpan Voucher.

Hasil: Notifikasi “Pembayaran berhasil dibuat.” muncul. Voucher tersimpan berstatus Draft dan belum menghasilkan jurnal.

Alur persetujuan Pembayaran (dua tingkat)

1. Buka Detail Pembayaran berstatus Draft.
2. Klik Edit jika masih perlu mengubah data, atau langsung klik Submit for Approval.
3. Pada modal Ajukan untuk Persetujuan, pilih Approver Level 1 dan Approver Level 2, lalu klik Ya, ajukan.

Gambar 5: Modal Ajukan untuk Persetujuan dengan pilihan Approver Level 1 dan Level 2.

Hasil: Notifikasi “Pembayaran berhasil diajukan untuk persetujuan.” muncul, status berubah menjadi Menunggu Persetujuan Level 1.

4. Pengguna yang dipilih sebagai Approver Level 1 membuka Detail Pembayaran tersebut, lalu klik Approve, dan konfirmasi.

Hasil: Notifikasi “Persetujuan level 1 berhasil. Menunggu persetujuan level 2.” muncul, status berubah menjadi Menunggu Persetujuan Level 2.

5. Pengguna yang dipilih sebagai Approver Level 2 membuka voucher yang sama, klik Approve, dan konfirmasi.

Hasil: Notifikasi “Pembayaran berhasil disetujui.” muncul, status berubah menjadi Approved, dan jurnal akuntansi voucher ini langsung dibuat.

6. Untuk menolak pada tingkat mana pun, klik Reject, isi Rejection Reason (Required), lalu klik Yes, reject it.

Hasil: Notifikasi “Pembayaran berhasil ditolak.” muncul dan status berubah menjadi Rejected.

Kedua approver tidak boleh sama

Approver Level 1 dan Approver Level 2 harus dipilih dari daftar pengguna aktif. Persetujuan Level 1 hanya dapat dilakukan oleh pengguna yang dipilih sebagai Approver Level 1, dan Level 2 hanya oleh Approver Level 2 — pastikan Anda memilih dua orang yang berbeda agar persetujuan benar-benar melalui dua pihak.

Setelah berstatus Approved, voucher pembayaran dapat diproses pencairannya lewat halaman Kasir (modul Keuangan).

Membatalkan voucher (Void)

Tombol Void tersedia pada voucher Penerimaan maupun Pembayaran yang sudah berstatus Disetujui/Approved atau sudah dibayar dan memiliki jurnal terkait.

1. Buka Detail Penerimaan atau Detail Pembayaran yang ingin dibatalkan.
2. Klik Void.
3. Isi alasan pembatalan, lalu konfirmasi.

Gambar 6: Modal Void Payment Voucher dengan kolom Void Reason (Required).

Tombol Request For Payment tidak terdokumentasi sebelumnya

Voucher Pembayaran berstatus Approved juga menampilkan tombol Request For Payment di samping Export PDF dan Void, yang tidak disebutkan pada bagian mana pun di panduan ini sebelumnya. Fitur ini belum diverifikasi lebih lanjut.

Hasil: Notifikasi “Voucher penerimaan/pembayaran berhasil dibatalkan dan jurnal pembalik telah dibuat.” muncul. Sistem otomatis membuat jurnal pembalik (reversal) untuk menetralkan efek jurnal voucher yang dibatalkan.

Tidak dapat dibatalkan jika tahun fiskal sudah ditutup

Voucher tidak dapat di-void jika tahun fiskal transaksinya sudah ditutup lewat Jurnal Penutup.

Mengubah tanggal jatuh tempo (khusus Pembayaran)

Pada Detail Pembayaran berstatus Approved, Anda dapat mengubah Tanggal Jatuh Tempo tanpa mengubah data lainnya — berguna jika jadwal pembayaran ke pihak ketiga berubah.

Menghapus voucher

Voucher hanya dapat dihapus selagi masih berstatus Draft (khusus Pembayaran; Penerimaan tidak pernah berstatus Draft sehingga tombol Delete tidak pernah tersedia untuknya).

1. Buka Detail Pembayaran berstatus Draft.
2. Klik Delete, lalu konfirmasi dialog “Are you sure you want to delete this voucher?”.

Hasil: Voucher terhapus permanen dan Anda diarahkan kembali ke daftar.

Mencetak voucher

Pada Detail Penerimaan/Pembayaran yang sudah berstatus Disetujui/ Approved atau paid, klik Export PDF untuk membuka dokumen cetak voucher pada tab baru.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan Akun Perantara saat total debit dan kredit belum tentu seimbang di awal (misalnya voucher dengan banyak item) — sistem akan menambahkan satu baris otomatis pada akun tersebut untuk menutup selisihnya sebelum voucher disimpan.

Catatan

Kartu Jurnal Akuntansi pada halaman Detail Penjualan POS (lihat Penjualan) tidak terkait dengan voucher di halaman ini — jurnal penjualan POS tercatat lewat proses tutup shift, bukan lewat voucher Penerimaan/Pembayaran.

Catatan

Sebagian besar label tombol dan judul halaman pada Voucher masih berbahasa Inggris (Submit for Approval, Approve, Reject, Void, Delete, Export PDF, Back to List), sedangkan modal Ajukan untuk Persetujuan sudah berbahasa Indonesia. Panduan ini mengikuti label yang benar-benar tampil pada tiap layar.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Q: Kenapa voucher Penerimaan yang baru saya buat tidak bisa diubah lagi?

A: Voucher Penerimaan langsung berstatus Disetujui begitu disimpan dan jurnalnya langsung tercatat, sehingga tombol Ubah tidak pernah tersedia setelah disimpan. Jika ada kesalahan, gunakan Void untuk membatalkannya, lalu buat voucher Penerimaan baru dengan data yang benar.

Q: Siapa yang bisa menyetujui voucher Pembayaran?

A: Persetujuan Level 1 hanya dapat dilakukan oleh pengguna yang dipilih sebagai Approver Level 1 saat voucher diajukan, dan Level 2 hanya oleh Approver Level 2. Keduanya dipilih pada langkah Submit for Approval, bukan ditentukan otomatis oleh sistem.

Pemecahan Masalah

Masalah	Kemungkinan Penyebab	Solusi
Tombol Simpan Voucher tidak muncul di halaman Pratinjau	Total Debit dan Total Kredit belum seimbang	Kembali ke Kembali Edit, tambahkan Akun Perantara atau perbaiki entri jurnal
Tombol Approve tidak muncul meski Anda ditugaskan sebagai approver	Anda bukan approver untuk tingkat persetujuan yang sedang berjalan (Level 1 vs Level 2)	Periksa status voucher; hanya approver level yang sesuai yang dapat menyetujui
Voucher Pembayaran tidak bisa dihapus	Voucher sudah tidak berstatus Draft lagi	Gunakan Void untuk voucher yang sudah disetujui, bukan hapus
Tombol Void tidak muncul	Voucher belum disetujui, atau tahun fiskal transaksi sudah ditutup	Pastikan voucher berstatus Disetujui/Approved dan tahun fiskalnya masih terbuka

Terkait

• Akuntansi
• Jurnal
• Kasir
• Laporan Keuangan